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Kundenstory des Monats: Schraubenhimmel

Familienbetrieb Schraubenhimmel optimiert seine Lagerprozesse mithilfe von Pickware

Vor 25 Jahren gründete die Familie Pinter ihr Unternehmen, das seit nunmehr sechs Jahren auch online unter dem Namen Schraubenhimmel operiert. Vom ersten Lagerraum in der privaten Garage bis zur aktuellen Lagerhalle mit einer Fläche von 550 m² und einer Artikelanzahl von 35.000 Artikeln, hat sich der Betrieb über die Jahre hinweg erfolgreich weiterentwickelt.

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"Wir sind ein „kleiner“ Familienbetrieb. Gegründet wurde das Unternehmen 1995 in unserer Garage. Vor sechs Jahren entstand dann der erste Schraubenhimmel im Netz. Vor zwei Jahren stiegen wir dann auf Shopware um und seit einem Jahr ist unser System mit Pickware komplett."
Familie Pinter, Schraubenhimmel

Im Sortiment finden sich neben Schrauben, Dübeln und Muttern allerlei Handwerkerbedarf. Damit ist das Familienunternehmen direkte Anlaufstelle für viele Handwerker. Da diese die Ware in den meisten Fällen direkt brauchen, ist ein schneller Versand unabdingbar und für die Zufriedenheit der Kunden von Schraubenhimmel ein ausschlaggebender Faktor. Dank der Umstellung auf Pickware konnte der Familienbetrieb seine Prozesse maßgeblich optimieren. Das Lager ist mittlerweile so ausgelegt, dass alle Aufträge, die vorrätige Lagerware enthalten und bis 12 Uhr eingehen, noch am selben Tag verschickt werden und die Kunden im Regelfall am nächsten Tag erreichen.

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Als im Jahr 2016 die Umstellung des Shopsystems auf Shopware erfolgte, operierte Familie Pinter zunächst mit einer speziell für sie programmierten Schnittstelle zu Sage 50, die jedoch regelmäßig für Probleme und Abstürze sorgte. Seit Januar 2019 steuert Schraubenhimmel seine Prozesse mit Pickware.

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"Wir hatten uns zu unserem Warenwirtschaftssystem eine Schnittstelle bauen lassen, die wöchentlich zu katastrophalen Abstürzen führte. Die Abstürze waren so regelmäßig, dass wir Notfallpläne entworfen haben, um schnell reagieren zu können. Eigentlich waren wir nur auf der Suche nach einer alternativen Schnittstelle. Als wir dann auf der InternetWorld 2018 Pickware kennengelernt haben, waren wir schlagartig überzeugt."
Christian Pinter, Marketing Schraubenhimmel

Wie lief der Versandprozess vor Pickware ab?

Vor dem Umstieg auf Pickware wurden alle Bestellungen noch mit Stift und Papier im Lager bearbeitet. Nach dem Kommissionieren gab es eine manuelle Nachkontrolle der kommissionierten Artikel, da sich die einzelnen Artikel kaum sichtbar voneinander unterscheiden. So können beispielsweise Schrauben bei der selben Abmessung in mehreren Varianten vorliegen, die nur in einem kleinen Detail voneinander abweichen – Verwechslungen beim Picken waren daher nicht ausgeschlossen.

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Nach der Kontrolle gingen die Aufträge zurück ins Büro. Dort wurden Lieferschein, Rechnung und Versandetikett erstellt und dann wieder den gepickten Artikeln zugeordnet. Mit den immer weiter steigenden Auftragszahlen wurde der Aufwand jedoch immer größer. Zudem entstand mit jeder falsch gepickten Bestellung und jedem Systemabsturz ein finanzieller und zeitlicher Mehraufwand für Schraubenhimmel.

Schnelleres Picken und Packen mit Pickprofilen

Mit dem Umstieg auf Shopware WMS powered by Pickware wurde Schraubenhimmel nicht nur die fehleranfällige Schnittstelle los, sondern konnte auch die aufwändigen Lagerprozesse optimieren. Die monatlich knapp 1000 Bestellungen, die über den Onlineshop eingehen, werden nun in einem Bruchteil der Zeit bearbeitet und versandt.

Dabei hilft auch der Einsatz eines Pickprofils, das in Kombination mit der automatischen Bonitätsprüfung eines anderen Herstellers ermöglicht, dass alle Aufträge auf dem Scanner anzeigt werden sobald die Bestellungen eingehen. Vor Pickware mussten die Aufträge mit Bonitätsprüfung noch per Hand freigegeben werden. Die hierdurch eingesparte Zeit können die sechs Lagermitarbeiter nun verwenden, um täglich wesentlich mehr Bestellungen abarbeiten als zuvor.

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"Das Lager arbeitet nun deutlich schneller und die Lageristen erzählen, dass es für Sie entspannter geworden ist, weil die Lastspitzen weggefallen sind und sie nicht mehr auf das Büro warten müssen. Wir haben keine Falschlieferungen mehr und dementsprechend haben wir kaum noch Abweichungen bei den Lagerbeständen."
Christian Pinter, Marketing Schraubenhimmel

Da die Wurzeln von Schraubenhimmel im stationären Handel liegen, legt das Unternehmen auch im Onlinehandel großen Wert auf guten Service und persönliche Beratung. Um diesen Service aufrecht zu erhalten ist eine zuverlässige Warenwirtschaft, die Familie Pinter den Rücken freihält, unerlässlich. Mithilfe von Kosteneinsparungen und einem hohen Grad an Standardisierung schafft es Schraubenhimmel die Preise niedrig zu halten. Zusätzlich zu den vier WMS Lizenzen verfügt Schraubenhimmel über eine Shopware POS Lizenz. Diese wird für langjährige Stammkunden eingesetzt, die ihre kommissionierten Waren direkt im Lager abholen und auf Rechnung kaufen. Für die Zukunft sieht Schraubenhimmel auch hier Expansionspotential.

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Zur Freude von Schraubenhimmel war Pickware sofort einsatzbereit und konnte ohne spezifische Anpassungen in Betrieb genommen werden. In die Bereinigung der Artikeldaten investierte Schraubenhimmel zusätzlich knapp sechs Monate, die sich jedoch in den laufenden Betrieb eingliederten. Rückblickend war diese Zeit ein Invest der sich gelohnt hat, denn seit Kurzem verzeichnet Schraubenhimmel, auch dank der optimierten Lagerstrukturen, siebenstellige Umsätze und die Notfallpläne gehören der Vergangenheit an.

Zahlen und Fakten

  • Branche: Handwerkerbedarf
  • Firmensitz: Anzing
  • Anzahl Artikel: 35.000 Artikel
  • Shopware ERP powered by Pickware
  • Shopware WMS powered by Pickware: 4 Lizenzen
  • Shopware POS powered by Pickware: 1 Lizenz
  • Weitere Pickware Plugins: DHL Adapter, DPD Adapter, DHL Adapter Premium, DATEV, Angebote & Mahnwesen powered by Pickware

Alle bisherigen Pickware Kundenstories können Sie hier finden.


KassenSichV – Alles auf einen Blick

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Durch manipulierte Kassensysteme gehen dem Fiskus jährlich Milliardenbeträge aus dem Einzelhandel verloren. Als Konsequenz reagierte dieser mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), damit zukünftig alle Transaktionen eines Kassensystems verpflichtend erfasst und die Daten manipulationssicher aufbewahrt werden. Die Umsetzung sollte ursprünglich bereits zum 01.01.2020 erfolgen. Da bislang keine zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) vorliegen, können Händler die Verordnung zum Stichtag nicht vollständig umsetzen, weshalb für einzelne Punkte der Verordnung eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 beschlossen wurde. Um bei all den Neuerungen und Verschiebungen nicht den Überblick zu verlieren, bietet Ihnen dieser Blogbeitrag eine Anlaufstelle mit fortlaufend aktualisierten Infos, Fristen und Tipps zur Umstellung unseres Kassensystems Shopware POS powered by Pickware.

Das 1x1 der KassenSichV

Die KassenSichV baut auf den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff (GoBD) auf. Da die GoBD jedoch nur eine Verwaltungsvorschrift ist, besteht keine Rechtssicherheit und damit kein klarer Standard. Diese Lücke soll durch die KassenSichV geschlossen werden, da diese genau vorschreibt, wie Umsatzdaten manipulationssicher gespeichert und dem Finanzamt übermittelt werden. Für Händler sind hierbei insbesondere drei Aspekte der KassenSichV relevant:

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Ein wesentlicher Bestandteil der KassenSichV ist die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), mit welcher alle Registrierkassen in Deutschland zukünftig ausgestattet sein müssen. Diese versieht jede Transaktion der Kasse mit einer Signatur, welche ähnlich dem Blockchain-Prinzip immer auf der Signatur der vorherigen Transaktion basiert. Alle Signaturen werden gemeinsam in einem verschlüsselten Journal auf einem Speichermedium gesichert, wobei sowohl lokale Speicher (etwa USB-Sticks oder spezielle Bondrucker) als auch cloudbasierte Lösungen verwendet werden können. Zudem muss die TSE über eine einheitliche digitale Schnittstelle verfügen, über welche die Daten des Journals im standardisierten Format (gemäß DSFinV-K) an das Finanzamt übermittelt werden können.

Um sicherzustellen, dass die eingesetzte TSE alle Anforderungen erfüllt, muss diese vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden. Bisher fehlen jedoch noch einige Vorgaben zur genauen Gestaltung der TSE, weshalb der Gesetzgeber den verpflichtenden Einsatz zunächst auf den 30.09.2020 verschoben hat, um den Kassenherstellern ausreichend Vorlaufzeit für die Implementierung der TSE-Lösungen zu geben. Für GoBD-konforme Kassen, die zwischen dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, aber bauartbedingt nicht auf eine TSE umrüstbar sind, gilt zudem eine gesonderte Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.

Kassenmeldepflicht

Sobald die eingesetzten Registrierkassen über eine TSE verfügen, müssen Händler diese beim zuständigen Finanzamt anmelden. Für die Meldung der Kassen wird es einen amtlichen Vordruck geben und planmäßig soll die Meldung über ein elektronisches Formular erfolgen, welches aktuell noch nicht verfügbar ist. Folgende Informationen werden gemäß der Kassenmeldepflicht dem Finanzamt zu nennen sein:

  • Name und Steuernummer des Kassenbetreibers/Steuerpflichtigen
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems & der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • Anzahl, Seriennummern und Orte der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse

Da z.B. die Art der eingesetzten TSE sowie deren Seriennummer zur Meldung der Kasse notwendig sind, diese Informationen aber erst mit der Implementierung der TSE vorliegen, wird auch die Meldepflicht zunächst ausgesetzt.

Belegausgabepflicht

Ab dem 01.01.2020 müssen Händler ihren Kunden bei jedem Verkauf einen Kassenbeleg ausstellen. Dieser muss entweder ausgedruckt oder in elektronischer Form übermittelt werden, wobei der Kunde aber nicht verpflichtet ist, den Beleg auch tatsächlich anzunehmen.

Zusätzlich zu den bisherigen Angaben muss der Beleg auch die Seriennummer der Kasse oder TSE, die Signatur der Transaktion sowie einen Prüfcode enthalten, was jedoch frühestens ab dem 30.09.2020 verpflichtend wird.

Wichtige Fristen zur KassenSichV

Die folgende Übersicht enthält alle Fristen, die Sie als Händler im Blick behalten sollten:

  • 01. Januar 2020: Belegausgabepflicht tritt in Kraft.
  • bis 30. September 2020: Zeitraum für den die Nichbeanstandungsregelung gilt.
  • 30. September 2020: Kasse muss mit TSE ausgerüstet sein & Kassenmeldepflicht tritt in Kraft.
  • 31. Dezember 2022: Gesonderte Übergangsfrist für Kassen ohne Umrüstungsmöglichkeit endet.

Was Sie als Pickware-Kunde beachten müssen

Wenn Sie unser iPad-Kassensystem Shopware POS einsetzen, brauchen Sie sich um die rechtzeitige Implementierung der TSE keine Sorgen zu machen. Wir haben die verschiedenen Anbieter einer Cloud-Lösung evaluiert und arbeiten an der Integration einer Lösung, die sich bereits beim BSI in Zertifizierung befindet. Wann genau die Zertifizierung abgeschlossen sein wird, ist noch nicht genau abzusehen, weshalb wir keinen konkreten Zeitpunkt nennen können, zudem wir die TSE per Softwareupdate bereitstellen werden. In jedem Fall wird es aber rechtzeitig vor dem 30. September 2020 eine konforme Lösung geben.

Bis zur Implementierung der TSE empfehlen wir Ihnen schon einmal folgende Punkte zu prüfen, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten:

  • Achten Sie darauf, dass Ihr eingesetztes iPad mindestens iOS 12 unterstützt. Dafür sollten Sie mindestens ein iPad der 5. Generation, ein iPad mini 2, iPad Air oder iPad Pro einsetzen.
  • Um rechtzeitig über neue Informationen in Kenntnis gesetzt zu werden, empfehlen wir Ihnen sich für unseren Newsletter anzumelden oder unserer Facebook-Gruppe beizutreten.

Wir werden alle Fristen, offizielle Informationen seitens des Gesetzgebers und Tipps zur Umsetzung in den nächsten Monaten fortlaufend in diesem Blogbeitrag aktualisieren, um Sie auf dem Laufenden zu halten.

Bei weiteren Fragen können Sie uns selbstverständlich auch jederzeit per E-Mail oder Telefon kontaktieren.


Übergangsfrist zur KassenSichV bis zum 30.09.2020 beschlossen

Neue Übergangsfrist zur KassenSichV

blog-cover_kassenverordnung_191108_blog-cover-kassenverordnung_628x628 Wie bereits auf unserem Blog berichtet, tritt zum 01.01.20 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Die Verordnung regelt, wie das vom Bundesfinanzministerium verabschiedete Ge­setz zum Schutz vor Ma­ni­pu­la­tio­nen an di­gi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen umgesetzt wird. Nun hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 06.11.19 eine neue Übergangsfrist bzw. eine sog. "Nichtbeanstandungsregelung" bis zum 30.09.20 beschlossen. Demnach werden Kassen ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung bis zu diesem Datum nicht beanstandet. Dies gilt auch für die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Noch keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung am Markt erhältlich

Ein wesentlicher Grund zur Einführung der neuen Übergangsfrist war, dass Stand heute immer noch keine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Sicherheitseinrichtung am Markt erhältlich ist und somit für Hersteller von Kassensystemen nicht ausreichend Zeit bleibt, die gesetzlichen Anforderung zu erfüllen. Der Beschluss eine neue Frist zu setzen, wurde tatsächlich bereits am 26.09.19 auf der Bund-Länder-Referatsleitersitzung getroffen, doch erst mit der Veröffentlichung des o.g. Schreibens vom 06.11.19 durch das Bundesfinanzministerium offiziell verabschiedet. Mit der neuen Frist bleibt dem BSI nun ausreichend Zeit, den bereits laufenden Zertifizierungsprozess einiger Anbieter von technischen Sicherheitseinrichtungen abzuschließen, sodass Hersteller von Kassensystemen die Möglichkeit haben den für sie passenden Anbieter auszuwählen.

Was muss ich als Ladenbesitzer tun?

Nutzer unseres iPad Kassensystems Shopware POS müssen sich wegen der Umstellung keine Sorgen machen. Da wir bereits seit einigen Jahren auf dem österreichischen Markt Erfahrung mit den Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) gesammelt haben, sind wir mit der Thematik bereits bestens vertraut. Wir stehen außerdem im engen Austausch mit verschiedenen Anbietern von Sicherheitseinrichtungen, sodass wir die neuen gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig erfüllen werden.

Über das Releasedatum des Sicherheitsupdates werden wir unsere Kunden rechtzeitig informieren. Um das Update nicht zu verpassen, empfehlen wir die Anmeldung zu unserem Newsletter. Weitere Informationen zur KassenSichV von Seiten des Bundesfinanzministeriums zum Stand vom 17.06.2019 finden Sie hier.


Kundenstory des Monats: meine-schulkiste.de

Stressfrei durch den Schulstart mit meine-schulkiste.de und Pickware

materialz_logo_content1 Mit dem Schulstart steht für viele Eltern die stressige Aufgabe an, in verschiedenen Ladengeschäften die richtigen Schulutensilien für ihre Kinder zu finden. Hier setzt unser Kunde meine-schulkiste.de an.

Das Geschäftskonzept ist raffiniert: Schulen können zu Beginn eines neuen Schuljahres festlegen, welche Materialien ihre Schüler benötigen und geben die jeweilige Liste an meine-schulkiste.de sowie die Eltern. Mithilfe dieser Listen können Eltern den Schulbedarf ihrer Kinder unter anderem bequem über WhatsApp, Facebook oder direkt auf der Website bestellen. Damit sparen sich Eltern nicht nur den Weg in verschiedene Läden sondern auch die mühsame Artikelsuche.

Das Kaufen von Schulzubehör unterliegt starken saisonalen Schwankungen. Selbstverständlich müssen auch während des Schuljahres Utensilien nachgekauft werden, doch der Großteil des Geschäfts findet zwischen Juli und September statt. Dafür nutzt meine-schulkiste.de seit mehreren Jahren das flexible Lizenzmodell von Pickware. Durch die freie Zubuchung und Kündigung von Lizenzen schwankt das Unternehmen zwischen fünf und sieben WMS Lizenzen sowie einer und drei POS Lizenzen. Die kurzen Vertragslaufzeiten mit einer Mindestdauer von drei Monaten überzeugen, denn meine-schulkiste.de gehört bereits seit seiner Gründung im Jahr 2017 zu unseren Kunden.

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Doch nicht nur mit dem flexiblen Lizenzmodell überzeugen Shopware WMS und POS.

"Pickware schien uns gewachsen, um die Herausforderung beim Aufbau unseres Unternehmens zu meistern. Die Grundeinrichtung ging echt super schnell, aber natürlich fallen im Nachhinein immer noch kleine Aspekte auf, die abgeändert werden müssen, um Pickware genau an unser Unternehmen anzupassen. Dafür haben wir uns Unterstützung von einer Agentur geholt."
Franziska Freund, Geschäftsleiterin von meine-schulkiste.de

Reibungslose Kommunikation zwischen Onlineshop und Ladengeschäft dank Echtzeitaktualisierung

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Neben dem Geschäft mit dem Versand von Schulkisten betreibt meine-schulkiste.de auch ein Ladengeschäft in Sangerhausen. Hierfür werden in Hochzeiten bis zu drei Kassen genutzt. Auch hier zahlt sich die schnittstellenlose Integration von Pickware aus, denn dank Echtzeitaktualisierung des Systems sind Doppelbuchungen ausgeschlossen. Mit Shopware und Pickware werden alle Daten einfach nach dem Omnichannel-Konzept gemeinsam in einem System verwaltet. Um zwischen den verschiedenen Lagerplätzen von Onlineshop und Ladengeschäft nicht durcheinander zu kommen, nutzen die Mitarbeiter von meine-schulkiste.de die praktische Kommentarfunktion innerhalb der WMS App.

"Wir haben zum einen unseren Online-Shop mit entsprechendem Lager und zum anderen unser Fachgeschäft, welches natürlich auch ein Lager benötigt. Oft müssen die Produkte zwischen den beiden Lagern „wandern“, wenn sie beispielsweise im Laden vorrätig sind, aber für eine Online-Bestellung benötigt werden. Um dabei den Überblick zu behalten, können in den Kommentarfeldern Notizen hinterlassen oder auch das Anpassen des Bestandes genau nachvollzogen werden."
Franziska Freund, Geschäftsleiterin von meine-schulkiste.de

Schneller Versand durch großes Vertriebsnetzwerk

Hinter meine-schulkiste.de steckt die Eurobox KG, die auch meine-stickfabrik.de, meine-buerobox.de und euroboxkg.de betreibt. Die Eurobox KG verfügt über erfahrene Logistik-Fachleute, eine zentral gelegene Servicezentrale, sowie mehrere Servicestationen, die über das ganze Land verteilt sind. Das ermöglicht es, den Schulbedarf an verschiedenen Standorten zwischenzulagern, sowie orts- und zeitnah zu liefern. Hierfür nutzt meine-schulkiste.de den DHL Adapter Premium und den Deutsche Post Adapter.

"Wir nutzen die Shopware Version 5.5.4 und bearbeiten damit täglich mehrere hundert Bestellungen allein in unserem Onlineshop. Unser Team besteht aus mehr als 35 Mitarbeitern, die in unserem mittelgroßen Lager aus über 100.000 Artikeln immer die zur Bestellung passenden Artikel auswählen, verpacken und versenden."
Franziska Freund, Geschäftsleiterin von meine-schulkiste.de

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Da Schulen auch gesammelt Kisten für ihre Schüler bestellen können, kommt besonders zum Schulstart vermehrt die Unterscheidung zwischen Einzel- und Sammelbestellung zum Tragen. Sammelbestellungen werden in großen Mengen direkt an Schulen ausgeliefert und enthalten zahlreiche einzelne Schulkisten. Dafür kann im Lager mit Shopware WMS powered by Pickware einfach zwischen Einzel- und Sammelkommissionierung gewechselt werden.

"Angefangen von der Einrichtung der Lagerplätze bis hin zu komplexeren Fragen zur Optimierung verschiedener Prozesse im Versand konnten wir jedes Problem gemeinsam mit Pickware lösen. Dabei haben wir zwei Subshops. Zum einen unseren Onlineshop und zum anderen unser Ladengeschäft. Beide können durch Möglichkeiten, wie die einfache Umlagerung der Artikel oder durch das unkomplizierte Anpassen der Bestände optimal zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren."
Franziska Freund, Geschäftsleiterin von meine-schulkiste.de

Dank individueller Systemanpassungen, perfekter Unterstützung von Omnichannel-Prozessen und mehr Übersichtlichkeit für Lager- und Versandprozesse ist Pickware das ideale System für die flexiblen und komplexen Anforderungen von meine-schulkiste.de.

Zahlen und Fakten

  • Branche: Schreibwaren & Schulzubehör
  • Firmensitz: Sangerhausen
  • Anzahl Artikel: 100.000 Artikel
  • Shopware ERP powered by Pickware
  • Shopware WMS powered by Pickware: 7 Lizenzen (Barcodescanner)
  • Shopware POS powered by Pickware: 2 Lizenzen (Kasse)
  • Weitere Pickware Plugins: DHL Adapter Premium, Deutsche Post Adapter, DATEV Export & Stücklisten / Sets powered by Pickware

Alle bisherigen Pickware Kundenstories können Sie hier finden.


KassenSichV kompakt zusammengefasst

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

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Ab dem 01.01.2020 tritt in Deutschland die sogenannte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Die Verordnung regelt, wie das vom Bundesfinanzministerium verabschiedete Ge­setz zum Schutz vor Ma­ni­pu­la­tio­nen an di­gi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen umgesetzt wird.

Mit der Verordnung versucht die Regierung unter anderem gegen die potentielle Manipulation von Registrierkassen vorzugehen. Da ein Großteil der Kassenhersteller die eigenen Systeme bisher nicht ausreichend gegen die Löschung von Buchungen absichert, wurden in den letzten Jahren mehrere Initiativen zum Schutz vor Manipulation vorangetrieben.

Wie funktioniert die KassenSichV?

Mit dem Inkrafttreten der KassenSichV muss jede Registrierkasse in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen sein. Diese besteht aus drei Komponenten: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
  • Das Speichermedium speichert die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

Mithilfe dieser Sicherheitseinrichtung werden alle über die Kasse erfolgten Transaktionen auf einem integrierten Speicher gesichert. Die Datenübermittlung an das Finanzamt erfolgt über die digitale Schnittstelle. Werden Transaktionen widerrechtlich aus dem Protokoll gelöscht, ist dies mit einer Prüfsoftware für das Finanzamt nachvollziehbar. Um sich nicht strafbar zu machen, ist die lückenlose Aufnahme aller Buchungen unbedingt einzuhalten.

Zusätzlich tritt zum 01.01.2020 die Belegausgabepflicht in Kraft. Durch die TSE wird für jeden Buchungsvorgang ein Code erstellt, der auf den Verkaufsbeleg zu drucken ist. Der Code enthält Teile des vorherigen Buchungsvorgangs sowie des aktuellen Buchungsvorgangs, um eine lückenlose Auflistung der Transaktionen zu gewährleisten. Die Belege müssen auf jeden Fall erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden, ob dies digital oder analog geschieht spielt dabei keine Rolle. Zur Mitnahme ist der Kunde allerdings nicht verpflichtet.

Was muss ich als Ladenbesitzer tun?

Nutzer unseres iPad Kassensystems Shopware POS müssen sich wegen der Umstellung keine Sorgen machen. Da wir bereits seit einigen Jahren auf dem österreichischen Markt Erfahrung mit den Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) gesammelt haben, sind wir mit der Thematik bereits bestens vertraut.

Die genauen Details der TSE bestimmt aktuell das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Mit der technischen Umsetzung befassen sich bereits einige der gängigen Anbieter, sodass wir zeitnah beginnen passende Systeme für unsere iPad Kassen zu testen. Die derzeit bekannten Vorgaben des BSI sowie frühere Erfahrungen mit ähnlichen Verordnungen lassen jedoch darauf schließen, dass es auch für die KassenSichV eine Übergangsfrist geben wird.

Über das Releasedatum des Sicherheitsupdates werden wir unsere Kunden rechtzeitig informieren. Um das Update nicht zu verpassen, empfehlen wir die Anmeldung zu unserem Newsletter. Weitere Informationen zur KassenSichV von Seiten des Bundesfinanzministeriums zum Stand vom 17.06.2019 finden Sie hier.


Pickware 1x1 – Bestmögliche Erstellung von Barcodes

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Barcodes sind in unserem Alltag nicht mehr weg zu denken. Ob an der Kasse im Supermarkt oder bei der Post, überall helfen die maschinenlesbaren Codes bei der schnellen und fehlerfreien Erfassung von Gegenständen. Auch wir setzen auf den intensiven Einsatz von Barcodes und passenden Scannern, um sämtliche Prozesse mit Shopware WMS und Shopware POS effizient und zuverlässig umzusetzen. Doch beim Erstellen und Ausdrucken der Barcodes gibt es ein paar Dinge zu beachten, damit die Codes später richtig gescannt werden können. Daher geben wir Ihnen in diesem Teil unserer Reihe Pickware 1x1 hilfreiche Tipps, wie Sie gängige Fehler vermeiden und Barcodes in Zukunft noch zuverlässiger scannen.

Barcodes richtig anlegen

Beim Anlegen von Barcodes muss zunächst das benötigte Format berücksichtigt werden, denn je nach Einsatzzweck und Anzahl der zu codierenden Zeichen gibt es viele unterschiedliche Standards. So werden etwa Konsumgüter im europäischen Handel im Format EAN-13 codiert, Güter in den USA im Format UPC-A usw. Wir verwenden in der Standardeinstellung für alle Barcode-Etiketten sowohl zur Lagerplatzbeschriftung, als auch für Artikelbeschriftungen, Kommissionierkisten und Kundenkarten das Format Code128, welches weltweit gültig ist. Daher müssen für alle Etiketten die Bestimmungen dieses Standards berücksichtigt werden. Doch keine Sorge, unser automatischer Etikettenkonfigurator im Shopware Backend nimmt Ihnen bereits die meiste Arbeit ab. Dennoch sollten Sie einige Details beachten.

Damit die Pickware Barcodes optimal gelesen werden können, dürfen diese nicht in ihrer Länge gestreckt oder gestaucht werden, da nur so die Balken und Zwischenräume des Codes für den Scanner ausreichende Abstände aufweisen. Achten Sie daher beim Drucken der vom Konfigurator erzeugten PDF-Vorlagen darauf, diese im richtigen Seitenformat und mit 100% Skalierung auszudrucken. Zudem müssen vor und nach dem Code ausreichend große Ruhezonen freigehalten werden, in welchen sich keine Schrift, Schnittkanten o.ä. befinden. barcode_ruhezone3Nur so kann der Scanner den ersten und letzten Balken des Codes jederzeit optimal erkennen. Die minimale Größe der benötigten Ruhezonen ergibt sich dabei aus der 10-fachen Breite der schmalsten Balken des Codes, was bei den Pickware Barcodes ca. 5mm Freiraum links und rechts entspricht. Wenn Sie mit unserem Etikettenkonfigurator mehrere Barcodes auf Etikettenpapier drucken, achten Sie darauf, dass in den Etikettenvorlagen unter Artikel > Etiketten > Vorlagenkonfiguration für die jeweilige Etikettenart ein Druckrand von mindestens 5mm links und rechts eingestellt ist.

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Weiterhin ist auch auf eine ausreichende Höhe der Barcodes zu achten. Bei Barcodes mit zu geringer Höhe kann bereits ein leichtes Schräghalten des Scanners dazu führen, dass der Code nicht mehr vollständig erfasst wird. Um dies zu vermeiden, sind die Pickware Barcodes bereits in einer ausreichenden Höhe vorkonfiguriert, und sollten nur in Ausnahmefällen kleiner zugeschnitten werden.

Der optimale Druck

Der Pickware Etikettenkonfigurator nimmt Ihnen beim Anlegen der Barcodes bereits die wichtigsten Schritte ab, doch die meisten Leseprobleme von Barcodes sind auf einen fehlerhaften Druck zurückzuführen. Ein wichtiges Kriterium für die optimale Lesbarkeit ist der Kontrast zwischen den Balken des Codes und dem Hintergrund. Drucken Sie die Codes daher immer schwarz auf weißem Hintergrund aus. Zudem ist die Oberfläche des Papiers entscheidend. Diese sollte möglichst matt sein und nicht laminiert werden, da die Reflexionen der Oberfläche das Scannen mit dem Laser erschweren.

Weiterhin ist beim Druck auf das richtige Druckverfahren sowie eine ausreichend hohe Druckauflösung zu achten. Daher empfehlen wir den Druck mit handelsüblichen Laserdruckern, da diese eine gute Druckqualität bieten und der Ausdruck nachträglich nicht verschmiert. Hierbei sollte der Drucker auf eine Auflösung von mindestens 300dpi - 600dpi eingestellt sein, um die Balken ausreichend scharf zu drucken.

Wenn's mal nicht funktioniert

Auch wenn Sie alle Tipps zum richtigen Anlegen und Druck der Barcodes befolgt haben, kann es manchmal dennoch zu Problemen kommen. So kann etwa eine starke Sonneneinstrahlung oder Staub den Barcodescanner behindern, aber auch ungenau gedruckte oder beschädigte EAN-13 Barcodes auf Ihren angebotenen Artikel können zu Problemen führen. In solchen Fällen bieten Ihnen unsere Apps immer die Möglichkeit, auch ohne Barcodes zu arbeiten.

Wenn ein Barcode eines Lagerplatzes mal nicht gescannt werden kann, können Sie den Platz in den Shopware WMS Apps auch jederzeit über die Suche auffinden und zuordnen. Wenn Sie einen Artikel während der Kommissionierung einscannen, und dessen Barcode nicht lesbar ist, bestätigen Sie den Artikel einfach manuell.

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In unserem Kassensystem Shopware POS können Sie betreffende Artikel zudem bequem über die Suchfunktion finden und dem Warenkorb hinzufügen. Und sollte der Scan einer Kundenkarte mal nicht funktionieren, lässt sich der Kunde anhand der aufgedruckten Kundennummer auch manuell über das entsprechende Suchfeld der POS App auffinden.

Doch auch wenn Sie Ihre Prozesse mit den vorgestellten Möglichkeiten ohne Barcodes durchführen können, sollten Sie grundsätzlich immer die Verwendung von Barcodes vorziehen. Nur so ist eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung im Lager, Versand und an der Kasse möglich. Wir wünschen Ihnen mit diesen Tipps in Zukunft ein noch schnelleres Picken mit unseren Produkten.


Bondrucker Star mC-Print3 – der neue Favorit im Pickware Shop

Der Bondrucker Star mC-Print3 aus der brandneuen Star mCollection vereint modernes Design mit hoher Funktionalität und aktuellster Technik. Der Bondrucker ist in weiß und schwarz erhältlich und mit seinem cleanen Look ein echter Hingucker für Ihren POS. Verabschieden Sie sich von Ihrem altmodischen Bondrucker und profitieren Sie von dem Zusammenspiel aus attraktivem Design und neuen Funktionen.

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Der äußerst kompakte und platzsparende Bondrucker mit Frontausgabe bietet nicht nur eine hohe Druckqualität bei hoher Druckgeschwindigkeit. Dank seiner zahlreichen Schnittstellen können Sie den Bondrucker einfach per Bluetooth, LAN oder Lightning mit Ihrem iOS-Gerät und somit mit Shopware POS powered by Pickware verbinden. Durch den Lightning-Anschluss kann gleichzeitiges Aufladen und Datenaustausch zwischen iOS-Gerät und Bondrucker erfolgen. Dadurch benötigen Sie an Ihrer POS-Station nur eine einzige Stromquelle und minimieren den Kabelsalat an Ihrer Verkaufstheke. Der neue Bondrucker bietet außerdem die Möglichkeit unser Kundendisplay oder unseren Standscanner per USB anzubinden. Somit können Sie diese ab sofort auch in Kombination mit unserer großen Kassenschublade einsetzen.

Der neue Bondrucker wird ab Version 5.1.0 unserer POS App für Shopware POS powered by Pickware unterstützt und ist ab sofort in unserem Pickware Shop sowohl einzeln als auch in attraktiven Sets erhältlich.


Kundenstory des Monats - Americandy

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Innerhalb von 5 Jahren hat Americandy einen florierenden Onlineshop sowie 3 Filialgeschäfte mit täglich bis zu 1.300 Kassiervorgängen aufgebaut. Hinzu kommen Bestellungen der Businesskunden und der Filialen. Der Jahresumsatz liegt im 7-stelligen Bereich und erstreckt sich über das B2C- und B2B-Business.

2013 startete Americandy als reiner Onlineshop und hat sich seitdem stetig vergrößert. Bereits seit 2015 hat der Süßigkeitenhändler Pickware im Einsatz und meistert damit hervorragend die vielfältigen Herausforderungen eines Omnichannel-Händlers.

Als einziger Importeur Österreichs lässt Americandy mit Süßigkeiten aus den USA die Herzen von Schleckermäulern höher schlagen. Nicht nur Endkunden gehören zu den Abnehmern der amerikanischen Leckereien sondern unter anderem auch Einzelhandelsketten. Wie stellt sich Americandy auf, um den Anforderungen des Tagesgeschäfts gewachsen zu sein und trotzdem Kapazitäten zum Wachsen zu haben?

Omnichannel powered by Pickware

Americandy startete 2013 als reiner Onlineshop aus dem Wohnzimmer heraus. Zum Weihnachtsgeschäft im folgenden Jahr erprobte der Süßigkeitenhändler den stationären Offline-Verkauf in Form eines Weihnachtsstandes im zweitgrößten Einkaufszentrum Österreichs. ac_frontend2Hier kam eine normale Registrierkasse zum Einsatz – ohne Schnittstelle zum Onlineshop. Bereits in der vergleichsweise kurzen Zeit des Weihnachtsgeschäfts wurde deutlich, dass es unmöglich ist, die unterschiedlichen Lagerbestände und Artikelstammdaten separat zu führen. Aus diesem Grund hat sich Americandy nach einer Warenwirtschaftslösung umgeschaut, die sowohl dem Online- als auch dem Offline-Geschäft gerecht wird. Nach 6-monatiger Testzeit einer anderen cloudbasierten Warenwirtschaft hat Americandy in 2015 zu Pickware gefunden und wir freuen uns, sie seitdem betreuen zu dürfen.

Die Performance von Pickware im Vergleich zu der vorherigen Warenwirtschaft war viel besser. Die unglaublich schnelle Entwicklung der Software hat uns recht gegeben, dass wir uns richtig entschieden haben.
Marlies Vrana, Geschäftsführerin der Americandy Trade GmbH


Americandy führte Shopware WMS powered by Pickware als Warehouse Management System für die Bearbeitung der Online-Bestellungen und Shopware POS powered by Pickware als Kassensystem für Filialen ein. Die erste dauerhafte Filiale eröffnete Americandy im Oktober 2015. Dort wurde nicht nur der Vor-Ort-Verkauf von Waren angeboten, sondern auch Click & Collect für Onlinekäufer.

dsc_0044Für Pickware entschied sich Americandy, weil die POS App entscheidende Vorteile für den Omnichannel-Vertrieb bietet und weitere überzeugende Funktionen mitbringt: Sie ist direkt mit der Datenbank von Shopware verbunden. Die Vorteile eines einzigen Systems mit nur einer Datenbank unabhängig von der Anzahl der Filialen lagen für den Omnichannel-Händler auf der Hand. Die Bestände werden bei jedem Verkauf – egal ob online oder in einem der Ladengeschäfte – in Echtzeit aktualisiert. So ist auch ein Mehrfilialsystem unkompliziert und komfortable umsetzbar – der Expansion sind kaum Grenzen gesetzt.
Auch die Einführung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RSKV) in Österreich bereitet Americandy keine Probleme. Seit dem 01.04.2017 besteht in Österreich die gesetzliche Verpflichtung, die Aufzeichnungen in einer Registrierkasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Mit dem Plugin fiskaltrust für Shopware POS powered by Pickware verlief die Umstellung für Americandy ohne Einschränkungen.

Hohe Effizienz für erfolgreiches Wachstum

_dsc0012Mit der Pickware-Dreier-Kombination aus leistungsstarkem ERP, automatisierten Versandprozessen mit Shopware WMS und dem direkt in Shopware integrierten Kassensystem Shopware POS konnte Americandy ungehindert wachsen. Um den Kundenservice zu erhöhen und das Produktangebot abzurunden, haben sie unter anderem die Plugins Stücklisten und Geschenkgutscheine powered by Pickware im Einsatz (vollständige Produktliste siehe unten).

Pickware hat unsere Prozesse komplett verändert und extrem effizient gemacht. Angefangen bei der Warenannahme, über das Picken der Bestellungen bis hin zu den Abläufen an der Kasse. Mit Pickware treffen wir fundierte strategische Entscheidungen aufgrund der gut dokumentierten Auswertungen, die uns das Backend zur Verfügung stellt. Für einen guten Kundenservice und eine höhere Kundenbindung versenden wir automatisch Trackingnummern beim Onlineversand. Zudem haben wir ein Bonuspunktesystem eingeführt. So können unsere Kunden sowohl online als auch in den Stores Bonuspunkte sammeln.
Marlies Vrana, Geschäftsführerin der Americandy Trade GmbH


Americandy hat ein rasantes Wachstum hingelegt und ist sogar ins Franchise-Business eingestiegen. Nachdem sie 2016 mit ihrer ersten Filiale in Wiens größtes Einkaufszentrum umgezogen sind, etablierte sich der Kontakt zu Großhändlern. In 2017 eröffneten sie eine zweite Filiale etwa 30km von Wien entfernt. _dsc0028Die Filiale in Linz (in 2018 eröffnet) wird von einem Franchise-Partner betrieben. Neben den B2C-Bestellungen werden im eigenen Americandy-Warenlager auch die B2B-Bestellungen und die internen Bestellungen der Filialen abgewickelt. Mit Pickware ist Americandy für die Zukunft gut aufgestellt und schaut dem weiteren Wachstum entspannt entgegen.

Der Support ist bei Pickware unschlagbar und immer erreichbar. Verbesserungsvorschläge werden angenommen und umgesetzt. Pickware wird stetig weiterentwickelt und das Hand in Hand mit Shopware: Das perfekte Omnichannel-Tool.
Marlies Vrana, Geschäftsführerin der Americandy Trade GmbH

Über Americandy

Americandy ist Österreichs einziger Importeur von amerikanischen Süßigkeiten und vertreibt diese über den Onlineshop, zwei Filialen und eine Franchise-Filiale. Das eigene Lager umfasst 600 m². Von dort werden alle Bestellungen an Endkunden, Händler sowie die eigenen Filialen kommissioniert. Americandy fühlt sich mit Pickware bereit, weiter zu wachsen und möchte die gesamte DACH-Region mit amerikanischen Süßigkeiten versorgen. Das Sortiment umfasst Süßigkeiten, Snacks und typisches Frühstück, wie Pop Tarts und Hostess Twinkies. Auch viele Getränke, wie Dr Pepper hat Americandy auf Lager.

Zahlen und Fakten zu Americandy

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