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Finanzbasics für Onlineshop Neueinsteiger

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Den Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten ist oft ein komplexes Thema für Händler. Insbesondere für Neueinsteiger in den Onlinehandel stellt sich zu Beginn häufig die Frage, ob sich die Unterstützung in puncto Finanzen durch einen Steuerberater lohnt oder ob der Themenbereich intern betreut werden soll. Auch bei Fragen rund um die Zahlungen im eigenen Shopware Shop kann es knifflig werden, da diese direkt mit der Finanzplanung zusammenhängen. Wir gehen in unseren Finanzbasics darauf ein, ab wann sich ein Steuerberater für dein Geschäft lohnt und stellen dir zwei hilfreiche Plugins vor, mit denen du die Zahlungen in deinem Shopware Shop optimal verwaltest.

Steuerberatung für Onlinehändler: Welche Variante lohnt sich?

Ein Steuerberater unterstützt dich in vielen Themenbereichen, von Buchhaltung, Lohnabrechnungen, oder Steuererklärung hin zu Controlling, Jahresabschluss und individuellen Steuerfragen. Ob und ab wann du für dein Unternehmen einen Steuerberater hinzuziehst ist dir überlassen, denn eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz eines Steuerberaters gibt es nicht. Die Entscheidung, ob du mit einem Steuerberater zusammen arbeitest sollte jedoch wohl überlegt sein, da die anfallenden Kosten mit Wachstum deines Geschäfts meist exponentiell steigen. Zur Verwaltung deiner Finanzen bieten sich dir mehrere gute Optionen, die du nach anfallendem Aufwand, bereits bestehenden Vorkenntnissen sowie deinen finanziellen und zeitlichen Möglichkeiten abwägen solltest.

Buchhaltung selbst übernehmen: Entscheidest du dich dafür, alle Themen rund um Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärung und Jahresabschluss selbst zu erledigen, solltest du zunächst deine eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten realistisch einschätzen. Wenn du über das fachliche Wissen und ausreichend Zeit verfügst, kann diese Variante extrem kostensparend für dich sein.

Internen Buchhalter einstellen: Solltest du dich mit dem Thema Finanzen noch nicht im Detail befasst haben und möchtest trotzdem gern alles intern abwickeln, empfiehlt sich die Anstellung eines Buchhalters, der dich in der laufenden Buchhaltung unterstützt. Ob sich eine Festanstellung gegenüber einem externen Steuerberater lohnt machst du an den Anforderungen deines Geschäfts und dem anfallenden Arbeitsaufwand aus.

Externen Steuerberater beauftragen: Antworten auf Detailfragen rund um dein Geschäft und Hilfe beim Aufbau von soliden Strukturen für den Start in den Onlinehandel findest du bei einem externen Steuerberater. Sollte die Menge deiner Anliegen zunächst überschaubar sein, empfiehlt sich diese Variante. Bei steigendem Aufwand bietet sich dir auch die Möglichkeit, die ersten beiden Varianten durch die punktuelle Beauftragung eines externen Steuerberaters ergänzen.

Zeit ist Geld: So sparst du durch Prozessoptimierung in deinem Onlineshop

Egal ob dein Steuerberater, dein interner Buchhalter oder du selbst dich um das Thema Finanzen kümmerst, ein guter Überblick und die lückenlose Dokumentation der Zahlungsein- und ausgänge in deinem Onlineshop vereinfachen deine Arbeit ungemein. Gerade bei hohem Bestellvolumen und einem voll ausgelasteten Tagesgeschäft empfiehlt sich die Erweiterung deines Shopware Shops mit passenden Plugins, die dir helfen, deine Prozesse rund um das Thema Zahlung zu automatisieren.

Mit unserem Bankabgleich Plugin verknüpfst du dein Shopware Backend mit den eingehenden Buchungen auf deinem Bankkonto und behältst so alle Vorkasse- und Rechnungsbestellungen im Blick. Auch Teilzahlungen können mit dem Bankabgleich Plugin abgebildet werden. Das Plugin hilft dir, wertvolle Zeit zu sparen, denn der Bezahlstatus muss nicht mehr manuell abgeglichen werden, sondern wird mithilfe der Verknüpfung automatisch geprüft und aktualisiert.

Unser Bankabgleich Plugin kannst du hier 30 Tage lang kostenfrei und vollumfänglich testen.

Versende automatische Zahlungserinnerungen an deine Kunden

Offene oder verspätete Zahlungen sind ein Problem, mit dem sich viele Onlinehändler auseinandersetzen müssen. Auch wenn bestimmte Zahlungsarten das Risiko einer säumigen Zahlung bereits minimieren, lässt sich die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls nie ganz ausschließen. Die Folge für Händler sind neben Umsatzverlusten auch der Verbrauch von Ressourcen, die für Kundenkommunikation und zusätzliche Warentransporte anfallen.

Mit unserem Mahnwesen Plugin minimierst du deinen Zeitaufwand für den Versand von Zahlungsaufforderungen. Sobald das Fälligkeitsdatum bei Rechnungsbestellungen erreicht ist, versendet das Plugin automatisch Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder Inkasso-Benachrichtigungen an deine Kunden. Die Mahngebühren kannst du dabei für die verschiedenen Mahnstufen individuell anpassen.

Unser Mahnwesen kannst du hier 30 Tage lang kostenfrei und vollumfänglich testen.


Black Week Sale: Bis zu 50 % Rabatt

Nächste Woche startet der Black Week Sale und leitet die verkaufsstärkste Zeit des Jahres ein. Den Black Week Sale solltest du daher nicht nur nutzen, um deine eigenen Artikel zu verkaufen, sondern auch, um deinen Shop für den anstehenden Jahresendspurt auszurüsten. Damit die Prozesse rund um deinen Onlineshop in der verkaufsstarken Zeit optimal funktionieren, erwarten dich im Black Week Sale von Pickware und Shopware attraktive Rabatte.

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Von Montag, dem 23.11. um 00:01 bis zum Freitag, dem 04.12. um 23:59 bieten wir dir verschiedene Rabatte auf unsere Plugins und Hardware. Im Shopware Community Store erwarten dich zusätzlich unterschiedliche Kombinationen unserer Plugins DATEV Export, Mahnwesen & Angebote. Kaufe die Plugins im Bundle und profitiere von 30 % Rabatt! Dieses Jahr bieten wir dir zum ersten Mal auch Rabatte auf Mietplugins. Sichere dir 50 % auf die ersten drei Monate.

Unsere Angebote im Überblick:

  • 50 % Rabatt auf Mietplugins (ausgenommen Pickware WMS & POS)

  • 30 % Rabatt auf ausgewählte Plugin Bundles

  • 20 % Rabatt auf Kaufplugins

  • 20 % Rabatt auf Hardware (Rabattcode: BLACK2020)

Praktische Plugins für das Jahresendgeschäft

Für die verkaufsstarke Zeit empfiehlt sich, neben dem Aufstocken der Hardware, vor allem die Nutzung bestimmter Plugins, um das Beste aus deinem Jahresendgeschäft herauszuholen. Wir stellen dir daher im Folgenden einige praktische Plugins vor.

Das Geschenk, das immer passt: Geschenkgutscheine

Das Plugin Geschenkgutscheine powered by Pickware ist die optimale Erweiterung für die Weihnachtszeit. Insbesondere ratlose Kunden nutzen Gutscheine gern als Lösung, um dem Stress der Geschenksuche zu entkommen. Unsere Geschenkgutscheine lassen sich nicht nur online, sondern auch in deinen stationären Filialen mit Pickware POS verkaufen und einlösen. Es besteht außerdem die Möglichkeit, Geschenkgutscheine mit dem Pickware Plugin individuell zu gestalten, sodass sie nicht nur zu deinem Shop, sondern auch zu individuellen Anlässen passen.

Unkomplizierter Jahresabschluss mit DATEV Export

Der Jahresabschluss steht bevor und in diesem Jahr gab es dank der Mehrwertsteuersenkung einige Umstellungen für Shopbetreiber zu beachten. Der große Vorteil des Plugins DATEV Export powered by Pickware ist die Automatisierung von sehr zeitintensiven Prozessen. Mit dem Plugin erstellst du Exporte für DATEV direkt aus dem Shopware Backend heraus, die die geänderten Mehrwertsteuersätze korrekt berücksichtigen. Alle offenen Posten und Zahlungen sowie Gutschriften werden gemäß der DATEV-Kontenrahmen verbucht. Anschließend kannst du die Exporte komfortabel an deinen Steuerberater übergeben.

Geschenksets einfach zusammenstellen

Egal, ob kleines oder großes Produktsortiment – die Suche nach dem perfekten Geschenk kann Kunden viel Zeit kosten. Vereinfache die Suche für deine Kunden, indem du passende Produkte in vorgefertigten Geschenksets anbietest. Das Plugin Stücklisten / Sets powered by Pickware ermöglicht es dir, Geschenksets aus mehreren Artikeln zusammenzustellen. Auf diese Weise hilfst du deinen Kunden und lenkst ihre Aufmerksamkeit auf passende Artikel. Durch die direkte Integration in Pickware und Shopware verlierst du mit dem Plugin nie den Überblick über deine Bestände.

Einfache Abwicklung von Versand und Retouren

Wer im Jahresendgeschäft gut aufgestellt sein möchte, sollte auf zuverlässige Versanddienstleister setzen, um Versand und Retouren optimal abzuwickeln. Aus technischer Perspektive ergibt es Sinn, die Versanddienstleister dafür direkt an die Warenwirtschaft anzubinden. Mit Pickware lassen sich alle gängigen Versanddienstleister an deinen Shop anschließen. So kannst du deine Versand- und Retourenprozesse direkt im Shopware Backend abwickeln und profitierst auch von der automatischen Erstellung von Versand- und Retourenetiketten. Einen Vergleich der verschiedenen Anbieter findest du hier.

Die passende Hardware im Pickware Hardware Shop

Mit dem Kassenset und Pickware POS richtest du zusätzliche Verkaufspunkte in deinem Ladengeschäft ein und bereitest dich optimal auf die verkaufsstarke Zeit vor. Die Barcodescanner und Pickware WMS helfen dir, deine Prozesse rund um Lager und Versand zu digitalisieren. Durch die intuitive Handhabung erfolgt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in kürzester Zeit. Hole dir deine neue Kassen und Barcodescanner im Black Week Sale mit 20 % Rabatt und buche dank des flexiblen Lizenzmodells spontan zusätzliche Lizenzen, wenn du sie benötigst. Die Hardware findest du in unserem Hardware Shop.

Wir hoffen, unsere Produkte erleichtern dir die verkaufsstarke Zeit und wünschen dir einen erfolgreichen Jahresendspurt!


Kundenstory des Monats: Schraubenhimmel

Familienbetrieb Schraubenhimmel optimiert seine Lagerprozesse mithilfe von Pickware

Vor 25 Jahren gründete die Familie Pinter ihr Unternehmen, das seit nunmehr sechs Jahren auch online unter dem Namen Schraubenhimmel operiert. Vom ersten Lagerraum in der privaten Garage bis zur aktuellen Lagerhalle mit einer Fläche von 550 m² und einer Artikelanzahl von 35.000 Artikeln, hat sich der Betrieb über die Jahre hinweg erfolgreich weiterentwickelt.

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"Wir sind ein „kleiner“ Familienbetrieb. Gegründet wurde das Unternehmen 1995 in unserer Garage. Vor sechs Jahren entstand dann der erste Schraubenhimmel im Netz. Vor zwei Jahren stiegen wir dann auf Shopware um und seit einem Jahr ist unser System mit Pickware komplett."
Familie Pinter, Schraubenhimmel

Im Sortiment finden sich neben Schrauben, Dübeln und Muttern allerlei Handwerkerbedarf. Damit ist das Familienunternehmen direkte Anlaufstelle für viele Handwerker. Da diese die Ware in den meisten Fällen direkt brauchen, ist ein schneller Versand unabdingbar und für die Zufriedenheit der Kunden von Schraubenhimmel ein ausschlaggebender Faktor. Dank der Umstellung auf Pickware konnte der Familienbetrieb seine Prozesse maßgeblich optimieren. Das Lager ist mittlerweile so ausgelegt, dass alle Aufträge, die vorrätige Lagerware enthalten und bis 12 Uhr eingehen, noch am selben Tag verschickt werden und die Kunden im Regelfall am nächsten Tag erreichen.

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Als im Jahr 2016 die Umstellung des Shopsystems auf Shopware erfolgte, operierte Familie Pinter zunächst mit einer speziell für sie programmierten Schnittstelle zu Sage 50, die jedoch regelmäßig für Probleme und Abstürze sorgte. Seit Januar 2019 steuert Schraubenhimmel seine Prozesse mit Pickware.

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"Wir hatten uns zu unserem Warenwirtschaftssystem eine Schnittstelle bauen lassen, die wöchentlich zu katastrophalen Abstürzen führte. Die Abstürze waren so regelmäßig, dass wir Notfallpläne entworfen haben, um schnell reagieren zu können. Eigentlich waren wir nur auf der Suche nach einer alternativen Schnittstelle. Als wir dann auf der InternetWorld 2018 Pickware kennengelernt haben, waren wir schlagartig überzeugt."
Christian Pinter, Marketing Schraubenhimmel

Wie lief der Versandprozess vor Pickware ab?

Vor dem Umstieg auf Pickware wurden alle Bestellungen noch mit Stift und Papier im Lager bearbeitet. Nach dem Kommissionieren gab es eine manuelle Nachkontrolle der kommissionierten Artikel, da sich die einzelnen Artikel kaum sichtbar voneinander unterscheiden. So können beispielsweise Schrauben bei der selben Abmessung in mehreren Varianten vorliegen, die nur in einem kleinen Detail voneinander abweichen – Verwechslungen beim Picken waren daher nicht ausgeschlossen.

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Nach der Kontrolle gingen die Aufträge zurück ins Büro. Dort wurden Lieferschein, Rechnung und Versandetikett erstellt und dann wieder den gepickten Artikeln zugeordnet. Mit den immer weiter steigenden Auftragszahlen wurde der Aufwand jedoch immer größer. Zudem entstand mit jeder falsch gepickten Bestellung und jedem Systemabsturz ein finanzieller und zeitlicher Mehraufwand für Schraubenhimmel.

Schnelleres Picken und Packen mit Pickprofilen

Mit dem Umstieg auf Shopware WMS powered by Pickware wurde Schraubenhimmel nicht nur die fehleranfällige Schnittstelle los, sondern konnte auch die aufwändigen Lagerprozesse optimieren. Die monatlich knapp 1000 Bestellungen, die über den Onlineshop eingehen, werden nun in einem Bruchteil der Zeit bearbeitet und versandt.

Dabei hilft auch der Einsatz eines Pickprofils, das in Kombination mit der automatischen Bonitätsprüfung eines anderen Herstellers ermöglicht, dass alle Aufträge auf dem Scanner anzeigt werden sobald die Bestellungen eingehen. Vor Pickware mussten die Aufträge mit Bonitätsprüfung noch per Hand freigegeben werden. Die hierdurch eingesparte Zeit können die sechs Lagermitarbeiter nun verwenden, um täglich wesentlich mehr Bestellungen abarbeiten als zuvor.

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"Das Lager arbeitet nun deutlich schneller und die Lageristen erzählen, dass es für Sie entspannter geworden ist, weil die Lastspitzen weggefallen sind und sie nicht mehr auf das Büro warten müssen. Wir haben keine Falschlieferungen mehr und dementsprechend haben wir kaum noch Abweichungen bei den Lagerbeständen."
Christian Pinter, Marketing Schraubenhimmel

Da die Wurzeln von Schraubenhimmel im stationären Handel liegen, legt das Unternehmen auch im Onlinehandel großen Wert auf guten Service und persönliche Beratung. Um diesen Service aufrecht zu erhalten ist eine zuverlässige Warenwirtschaft, die Familie Pinter den Rücken freihält, unerlässlich. Mithilfe von Kosteneinsparungen und einem hohen Grad an Standardisierung schafft es Schraubenhimmel die Preise niedrig zu halten. Zusätzlich zu den vier WMS Lizenzen verfügt Schraubenhimmel über eine Shopware POS Lizenz. Diese wird für langjährige Stammkunden eingesetzt, die ihre kommissionierten Waren direkt im Lager abholen und auf Rechnung kaufen. Für die Zukunft sieht Schraubenhimmel auch hier Expansionspotenzial.

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Zur Freude von Schraubenhimmel war Pickware sofort einsatzbereit und konnte ohne spezifische Anpassungen in Betrieb genommen werden. In die Bereinigung der Artikeldaten investierte Schraubenhimmel zusätzlich knapp sechs Monate, die sich jedoch in den laufenden Betrieb eingliederten. Rückblickend war diese Zeit ein Invest der sich gelohnt hat, denn seit Kurzem verzeichnet Schraubenhimmel, auch dank der optimierten Lagerstrukturen, siebenstellige Umsätze und die Notfallpläne gehören der Vergangenheit an.

Zahlen und Fakten

Alle bisherigen Pickware Kundenstories können Sie hier finden.


Mahngebühren automatisiert erheben

icon-moneyMit dem neuesten Feature unseres Mahnwesen Plugins powered by Pickware können Sie nun automatisiert Mahngebühren für Ihre Mahnungen erheben. Mahngebühren möchten die wenigsten Käufer in Kauf nehmen, so können Sie Ihre Kunden dazu animieren, nicht in Zahlungsverzug zu geraten.

Wann dürfen Mahngebühren verlangt werden?

Es gibt verschiedene Voraussetzungen für die Erhebung von Mahngebühren. Die wichtigste ist, dass sich Ihr Kunde mit der Rechnungszahlung in Verzug befindet. In Verzug gerät ein Schuldner grundsätzlich erst dann, wenn er bereits eine Mahnung erhalten hat. Es sei denn, der Zeitpunkt der Zahlung ist klar bestimmt, wie beispielsweise bei einem Abonnement oder der Miete. Die erste Mahnung darf laut Gesetz keine Mahngebühren enthalten.

Wie kann ich mit dem Mahnwesen Plugin Mahngebühren erheben?

Mit der neuesten Version (1.1.12) des Mahnwesen Plugins für Shopware können Sie einfach und bequem Mahngebühren direkt in der Pluginkonfiguration einstellen. Beachten Sie bitte, dass bereits bestehende Mahnungen dabei nicht aktualisiert werden.

Die Pluginkonfiguration finden Sie wie gewohnt unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Weitere Einstellungen > Mahnwesen.

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Hier können Sie nun für die Mahnungen 1. bis 3. Stufe individuelle Mahngebühren definieren – wie oben erwähnt, prüfen Sie zunächst bitte, ob in Ihrem speziellen Fall die erste Mahnung bereits Mahngebühren enthalten darf. Die Gebühren werden anschließend addiert. Im obigen Beispiel fallen bei der ersten Mahnung keine Mahngebühren, bei der zweiten Mahnung eine Gebühr in Höhe von 5€ und bei der dritten Mahnung weitere 5€ an. Zahlt der Kunde erst nach der dritten Mahnung, muss er somit 10€ Mahngebühren zahlen.

Das Release bietet noch weitere Neuerungen. Beispielsweise werden der Inkassobenachrichtigung automatisch relevante Dokumente wie die Rechnungen und Mahnungen als Anhang hinzugefügt.

Wir freuen uns wie immer sehr auf Ihr Feedback und wünschen Ihnen viel Spaß mit den neuen Features!


Mahnwesen Plugin ab jetzt verfügbar!

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Eine Vielzahl von Kunden und Interessenten haben danach gefragt und jetzt ist es verfügbar: unser Mahnwesen Plugin finden Sie ab sofort im Shopware Community Store. Mit dem neuen Mahnwesen Plugin haben Sie nun die Möglichkeit einen weiteren Prozess in Ihrem Alltag als Online-Händler zu automatisieren, und müssen nicht länger Ihrem Geld hinterherlaufen.

Was genau macht das Mahnwesen Plugin?

Mit unserem Plugin für das Mahnwesen erhält Ihr Kunde automatische Zahlungsaufforderungen sobald das Fälligkeitsdatum bei Rechnungsbestellungen überschritten wird. Der Zahlungsstatus der Bestellung wird dabei automatisch mit einem Hinweis auf die erteilte Mahnung aktualisiert. Wird nach der 3. Mahnung immer noch kein Zahlungseingang festgestellt, haben Sie die Option ein Inkassounternehmen mit der Durchsetzung der Zahlung zu beauftragen.

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Welche Vorteile bietet das Mahnwesen Plugin?

Die Automatisierung Ihres Mahnwesens mit unserem Plugin bietet Ihnen den Vorteil, dass beim überschreiten des Fälligkeitsdatums vollautomatisch eine Mahnung versendet wird. Aufgrund des automatischen Statuswechsels der Bestellung im Shopware Backend, haben Sie stets den Überblick über den aktuellen Status der Bestellung. Somit arbeitet unser Plugin vollkommen ohne Ihr Zutun. Das einzige, was Sie noch manuell machen müssen, ist das Überprüfen der Zahlungseingänge. Aber auch hierfür veröffentlichen wir in Kürze eine vollautomatische Lösung für Sie - unser Kontenabgleich Plugin.

Weitere Informationen und eine detaillierte Übersicht der Features des Mahnwesen Plugins finden Sie im Shopware Community Store und in unserer Plugin Dokumentation.

Wie alle unsere Plugins ist das Mahnwesen Plugin natürlich auch unabhängig von Pickware einsetzbar und steht Ihnen als kostenlose Testversion zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihr Feedback und wünschen viel Spaß beim Testen.

Einführungsaktion: Bis zum 30.04.2017 können Sie sich das Plugin einmalig für nur 399€ sichern!

Alle Informationen über weitere geplante Features finden Sie wie immer in unserer Pickware Roadmap.


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