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Leitfaden: Auswahl der richtigen Warenwirtschaft Teil 1

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Jeder Händler kommt früher oder später an den Punkt, an dem es unumgänglich wird, ein Warenwirtschaftssystem einzusetzen. Das Angebot an Warenwirtschaftssystemen ist unüberschaubar, ebenso wie die Informationsflut dazu. Die vielen verschiedenen Systeme haben unterschiedliche Funktionen, Architekturen sowie Schwerpunkte und passen daher besser oder weniger gut zu deinen Bedürfnissen. Im ersten Teil dieses Leitfadens thematisieren wir daher die grundlegenden Anforderungen, insbesondere in Bezug auf Verkaufskanäle, Datenhaltung sowie Echtzeitsynchronisation.

Warenwirtschaft und Shopsystem

Das Zusammenspiel von Warenwirtschaft und Shopsystem ist entscheidend für deinen Erfolg. Denn nicht jede WaWi kann mit jedem Shopsystem problemlos eingesetzt werden. Oftmals ist die Anbindung oder Integration ein grundlegendes Kriterium, damit deine Prozesse später optimal abgebildet werden können. Daher ist es sinnvoll, sich bereits vor der Auswahl eines Shopsystems über die zur Verfügung stehenden Warenwirtschaften zu erkundigen. So können diese Informationen bereits in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.

Wenn du bereits ein Shopsystem nutzt und nun eine Warenwirtschaft suchst und anbinden möchtest, kannst du entweder aus WaWis wählen, die zu deinem Shopsystem passen oder auch dein Shopsystem wechseln. Zunächst scheint es ein großer Aufwand zu sein, das Shopsystem zu wechseln. Wenn eine WaWi nicht zu deinem Shopsystem passt, jedoch alle Funktionen bietet, damit dein Shop ungehindert wachsen kann, ist es einen zweiten Gedanken wert, bereits in einem frühen Stadium das Shopsystem zu wechseln.

Um die für dich passende WaWi zu finden und die Suche dabei so effizient wie möglich zu gestalten, ist es hilfreich, sich vorher über folgende Punkte klar zu werden:

  • Was sind meine Anforderungen an eine WaWi?
  • Welche Anforderungen sind mir besonders wichtig?
  • Was ist mir weniger wichtig, worauf kann ich verzichten?

Welche Faktoren und Funktionen bei den oben genannten Fragen eine Rolle spielen, erklären wir in diesem mehrteiligen Leitfaden.

Den Auftakt machen Überlegungen zu den Verkaufskanälen, der Datenhaltung und den Vorteilen der Echtzeitsynchronisation. Der zweite Teil dieser Reihe dreht sich um Datenkompatibilität, Qualität des Supports und Softwarekompatibilität.

Welche Verkaufskanäle bediene ich?

Eine deiner ersten Überlegungen sollte sein: Welche Verkaufskanäle sollen mit der WaWi abgedeckt werden? Vor allem zum jetzigen Zeitpunkt, aber auch, wenn der Shop zukünftig erweitert wird. Viele Systeme funktionieren gut, wenn der Shop klein und übersichtlich ist. Wächst der Shop oder die Anzahl der Verkaufskanäle, können einige WaWis allerdings nicht weiter mitwachsen. Das dämpft auf Dauer den Erfolg.

Nicht empfehlenswert ist es, für jeden Kanal ein eigenes Warenwirtschaftssystem zu verwenden, denn das schränkt deine Handlungsfähigkeit ein und sorgt für unnötigen Zeit- sowie Personalaufwand. Alle Daten müssen manuell abgeglichen werden, weil Bestellungen und Lagerbestände auf diese Weise getrennt verwaltet werden.

Bei einem Omnichannel-Konzept eignet sich also ein zentrales Warenwirtschaftssystem, das die Verkäufe aus dem Onlineshop, von Marktplätzen wie beispielsweise Amazon oder eBay und aus deinen Ladengeschäften abbilden kann. So behältst du den Überblick über all deine Kanäle und brauchst dafür lediglich ein einziges System, um ungehindert wachsen zu können und deine Bestände dabei immer im Blick zu haben.

Einfache oder doppelte Datenhaltung?

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage nach der Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Shopsystem. Es gibt WaWis, die über sogenannte Connectoren an das Shopsystem angebunden sind. Alternativ steht bei einigen Shopsystemen auch eine integrierte Lösung zur Verfügung. Bei Shopware ist es beispielsweise das integrierte Pickware ERP. Der Vorteil eines integrierten ERPs ist, dass dabei keine doppelte Datenhaltung notwendig ist. Alle Daten werden zentral in einem System gepflegt und sind somit auch immer in Echtzeit verfügbar.

Warum Echtzeitsynchronisation?

Viele Warenwirtschaften bieten Connectoren an, damit sie mit möglichst jedem Shopsystem verknüpft werden können. Wenn es für deine gewünschte Kombination von Onlineshop und Warenwirtschaft keinen Connector gibt, bieten auch einige Agenturen eine individuelle Anfertigung an. Connectoren verbinden also unterschiedliche Systeme miteinander. Hast du beispielsweise bereits eine WaWi in deinem Ladengeschäft etabliert, kann sie mittels Connector an dein Shopsystem angebunden werden.

Connectoren sind jedoch häufig fehleranfällig, nicht updatesicher und führen zu zeitlichen Verzögerungen, da die Daten immer wieder synchronisiert werden müssen. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass du online und offline gleichzeitig mehr Produkte verkaufst als du auf Lager hast. Da die Daten nur in gewissen Zeitabständen synchronisiert werden, merkst du dies im Zweifel erst zu spät. Das hat nicht nur einen negativen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit, sondern beeinflusst auch zukünftige Kaufentscheidungen.

Es gibt jedoch einen Weg, diese negativen Kundenerlebnisse zu umgehen: Denn Echtzeitsynchronisation und zentrale Datenhaltung vermeiden Überverkäufe. So kannst du selbst bei parallel laufendem Online- und Offlinehandel in Echtzeit deinen Bestand nachverfolgen. Eine höhere Kundenzufriedenheit ist dir damit garantiert. Wenn du dies sicherstellen möchtest, solltest du nach einer Lösung mit Echtzeitsynchronisation Ausschau halten, die im besten Fall auch nur auf einer einzigen Datenbank arbeitet.

Welche weiteren Vorteile eine integrierte Warenwirtschaft bietet, besonders mit Blick auf Datenkompatibilität, Qualität des Supports und Softwarekompatibilität, erklären wir im 2. Teil des Leitfadens.



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