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Leitfaden: Auswahl der richtigen Warenwirtschaft Teil 1

Jeder Händler kommt früher oder später an den Punkt, an dem es unumgänglich wird, ein Warenwirtschaftssystem einzusetzen. Das Angebot an Warenwirtschaftssystemen ist unüberschaubar, ebenso wie die Informationsflut dazu. Die vielen verschiedene Systemen haben unterschiedliche Funktionen, Architekturen sowie Schwerpunkte und sind daher besser oder weniger gut für Ihre Bedürfnisse geeignet. Neben grundlegenden Überlegungen zu Ihren Anforderungen thematisieren wir heute die Punkte Verkaufskanäle, Datenhaltung sowie Echtzeit-Aktualisierungen

WaWi und Onlineshopsystem

In vielen Fällen ist es sinnvoll, sich bereits vor Auswahl eines Onlineshopsystems über die zur Verfügung stehenden Warenwirtschaften zu erkundigen, um diese Informationen bereits in die Entscheidung zum richtigen Shopsystem miteinzubeziehen.

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Wenn sie bereits ein Onlineshopsystem nutzen und nun eine Warenwirtschaft suchen und anbinden möchten, können Sie entweder aus möglichen WaWis wählen, die zu Ihrem Onlineshop passen oder auch das Onlineshopsystem wechseln. Zunächst scheint es ein großer Aufwand zu sein, auch das Shopsystem zu wechseln. Wenn eine WaWi nicht zu Ihrem Shopsystem passt, jedoch die Funktionen bietet, damit Ihr Shop ungehindert wachsen kann, ist es einen zweiten Gedanken wert, bereits in einem frühen Shop-Stadium das Shopsystem zu wechseln.

Um die für Sie passende WaWi zu finden und die Suche dabei so effizient wie möglich zu gestalten, ist es hilfreich, sich vorher über folgende Punkte klar zu werden:

  • Was sind meine Anforderungen an eine WaWi?
  • Welche Anforderung ist mir besonders wichtig?
  • Was ist mir weniger wichtig, worauf kann ich verzichten?

Welche Faktoren und Funktionen bei den oben genannten Fragen eine Rolle spielen, erklären wir in unserer mehrteiligen WaWi-Reihe.
Auftakt machen Überlegungen zu den Verkaufskanälen und dem Vorteil von Echtzeit-Aktualisierungen. Der nächste Beitrag dreht sich um die Anzahl unterschiedlicher Software-Hersteller und die Supportfrage.

Welche Verkaufskanäle bediene ich?

Eine der ersten Überlegungen sollte sein, die Menge und das Zusammenspiel der eigenen Verkaufskanäle abzuwägen: Welche Verkaufskanäle sollen mit der Warenwirtschaft abgedeckt werden? Vor allem zum jetzigen Zeitpunkt, aber auch, wenn der Shop zukünftig erweitert wird. Viele Systeme funktionieren gut, wenn der Shop klein und übersichtlich ist. Wächst der Shop, können einige Warenwirtschaften jedoch nicht mitwachsen. Das dämpft auf Dauer den Erfolg.

diagram-system-overview_kl Nicht empfehlenswert ist, für jeden Kanal ein eigenes Warenwirtschaftssystem zu verwenden, denn das schränkt die Handlungsfähigkeit ein und sorgt für unnötigen Zeit- sowie Personalaufwand. Alles muss manuell abgeglichen werden, weil Bestellungen und Lagerbestände getrennt verwaltet werden.

Bei einem Multichannel-Shop eignet sich also ein Warenwirtschaftssystem, das sowohl Online-Shop-Verkäufe, Online-Marktplätze als auch Ladengeschäfte abbilden kann. So haben Sie jederzeit einen zentralen Überblick über alle Ihre Kanäle und brauchen dafür lediglich ein einziges System, um ungehindert wachsen zu können.

Einfache oder doppelte Datenhaltung?

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage nach der genauen Umsetzung dieses einen Systems. Es gibt Warenwirtschaftssysteme, die über sogenannte Connectoren an mehrere Shopsysteme angebunden werden können. Alternativ steht bei einigen Onlineshopsystemen auch eine integrierte Lösung zur Verfügung. Bei Shopware ist es beispielsweise das integrierte Shopware ERP powered by Pickware. Der Vorteil eines integrierten ERPs ist, dass keine doppelte Datenhaltung notwendig ist. Alle Daten werden zentral in einem System gepflegt: für Onlineshop und Warenwirtschaft zusammen. Ein weiterer Aspekt ist die Aktualität der Daten mit der zentralen Frage:

Wie wichtig sind mir Echtzeit-Aktualisierungen?

Viele Warenwirtschaften bieten selbst Connectoren an, damit sie mit möglichst jedem Onlineshopsystem verknüpft werden können. Wenn es für Ihre gewünschte Kombination von Onlineshop und Warenwirtschaft keinen Connector gibt, bieten auch einige Agenturen eine individuelle Anfertigung an. Connectoren sind mit Sicherheit hilfreich, um Ihr Offline- und Online-System miteinander zu verbinden, zum Beispiel, wenn Sie aus einem Offline-Ladengeschäft kommen, dort bereits eine WaWi etabliert haben und diese nun mittels Connector an ein Onlineshopsystem anbinden möchten.

Connectoren sind jedoch auch oft fehleranfällig und zeitverzögert, da die Daten immer wieder synchronisiert werden müssen. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass Sie online und offline gleichzeitig mehr Produkte verkaufen als Sie auf Lager haben. Da die Daten nur in gewissen Zeitabständen synchronisiert werden, merken Sie dies erst zu spät.

Echtzeit-Daten und sekundengenaue Synchronisation vermeiden Überverkäufe. So können Sie selbst bei parallel laufendem Online- und Offlinegeschäft topaktuell Ihren Bestand nachverfolgen. Eine höhere Kundenzufriedenheit ist Ihnen damit garantiert. Wenn Sie dies sicherstellen möchten, sollten Sie nach einer Lösung mit Echtzeitsynchronisation Ausschau halten, die im besten Fall auch nur auf einer einzigen Datenbank arbeitet.

Welche weiteren Vorteile eine integrierte Warenwirtschaft bietet, besonders mit Blick auf die kompatible Datenwelten, Updates und den Integrationsgrad, erklären wir im nächsten Teil Auswahl der richtigen Warenwirtschaft.


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